这个问题很好,很实用。word中的邮件合并可以用来批量制作准考证、邀请函、工资条、成绩单、证书等等。这类证件大部分内容都是一样的,唯一的区别就是个人姓名等个人信息。下面将以制作准考证为例详细介绍邮件合并的方法。
第一步:准备材料。准备一份word版的准考证模板、一份excel考生信息表和所有考生的照片,存放在一个文件夹里。利用邮件合并,我们可以在一分钟内批量制作数百名考生的准考证(效果见文末gif图)。
第二步:导入excel信息表。
首先打开word模板,点击邮件-选择收件人-使用现有列表。然后打开步骤1中准备的excel表,选择excel工作表。
步骤3:插入合并字段。
如图所示,将光标放在"准考证号"框,点击"插入合并字段"-"准考证号",然后依次插入其他合并域(照片除外)。请注意,此处的字段与excel表格中的标题一一对应。
第四步:插入照片。
这是关键的一步,无数人在这一步失败了。请仔细阅读。
4.1如图,点击【插入】-【文档部分】-【域】。
4.2选择和包括照片和照片并输入照片所在的路径。
4.3这时我们会发现照片显示不正确。我们点击照片,然后按"altf9"切换到代码模式。
4.4增加两个""在照片路径之后,将光标放在"",点击邮件-插入合并字段-照片。
4.5点击代码,按"altf9"同时,再按f9,就会看到第一张照片。
第五步:批量生成准考证。现在点击邮件-完成和合并-编辑单个文件,并选择合并所有。这时word会自动生成一个新文档,文档中的照片就是第一个人的照片。此外,所有其他信息都填写在他们的准考证上。
第六步:刷新照片。
随意点击一张照片,按"altf9"切换到代码模式,然后按"ctrla"选择所有内容,然后按"altf9"再次切换到照片模式,最后按f9刷新,所有照片将被更新。ps:以上步骤基于word2016,其他版本的邮件合并功能略有不同。
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